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開會(huì)兩個(gè)字聽起來就很專業(yè)，但怎么實(shí)際上說到開會(huì)又總是覺得拖沓、好煩、浪費(fèi)時(shí)間？

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唉！我要去開個(gè)會(huì)，晚點(diǎn)回來、今天開了一天的會(huì)仿佛常常聽到這些對(duì)話，開會(huì)兩個(gè)字聽起來就很專業(yè)，但怎么實(shí)際上提到開會(huì)，又總是覺得拖沓、好煩、浪費(fèi)時(shí)間？

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要來解決這個(gè)問題，就要先了解會(huì)議這件事情的本質(zhì)。會(huì)議兩個(gè)字如果分開來看，可以看做是會(huì)面、集會(huì)并進(jìn)行決議、提議、議論之事，因此一般講到會(huì)議時(shí)不外乎是為了決策、報(bào)告和思考這三種方向，那我們就按照順序來針對(duì)這些不同性質(zhì)的會(huì)議做個(gè)別討論。

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在每個(gè)新的項(xiàng)目開始之前，通常先有的就是報(bào)告或思考類型，可能是要報(bào)告公司或部門的新目標(biāo)或方向，此類型的會(huì)議實(shí)際上應(yīng)該是最快速的，甚至只能算半個(gè)會(huì)議，畢竟是單方面的布達(dá)事項(xiàng)，并不需要雙向溝通，也因此只要將所需報(bào)告的事項(xiàng)說明清楚即可。

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若無法把握事項(xiàng)的宣達(dá)時(shí)間和議題，建議可配置一位會(huì)議主持人，其工作是確保議題不偏題以及時(shí)間之控管，此處指的并非負(fù)責(zé)報(bào)告和發(fā)話的人哦！當(dāng)然有人會(huì)質(zhì)疑為何不用文書傳達(dá)即可，連集合的時(shí)間都不需要，確實(shí)如果要報(bào)告的事項(xiàng)非常明確又便于發(fā)布后續(xù)工作項(xiàng)目，那就沒有這個(gè)必要，但如果今天是較為進(jìn)階一點(diǎn)，要報(bào)告的事情是需要做細(xì)部說明的宣講會(huì)類型，那么能夠當(dāng)場(chǎng)面對(duì)面馬上把能解釋清楚的問題一起解決，比起書信往來更有效率。

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因此最適當(dāng)?shù)淖鞣ㄊ窃跁?huì)議前，先將本次會(huì)議所要宣達(dá)的事項(xiàng)透過文件讓與會(huì)者先行了解議題，并在會(huì)議之前先整理好對(duì)這個(gè)議題的想法（包括問題點(diǎn)及改善建議），這樣在會(huì)議中就可以提出問題并請(qǐng)報(bào)告者說明釋疑，可以省去理解事務(wù)所需要的時(shí)間。

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那么既然已經(jīng)進(jìn)到開啟新項(xiàng)目的階段，就會(huì)有需要思考的發(fā)想會(huì)議，這類會(huì)議以討論、提案為主，但常常會(huì)變成最為空轉(zhuǎn)的會(huì)議，其根本問題出在大家以為這種會(huì)議就是用來讓大家在會(huì)議上思考，沒考慮到的是思考一個(gè)新項(xiàng)目是需要時(shí)間消化、沉淀、發(fā)酵的過程才能轉(zhuǎn)化出一個(gè)成果，因此這類型的會(huì)議所需要的也是在會(huì)議前先給予議題（也就是討論主軸），并請(qǐng)大家在會(huì)議當(dāng)天提出規(guī)定量的想法，這個(gè)做法有點(diǎn)像是前面提到的宣講會(huì)，只是每個(gè)與會(huì)者都要各自進(jìn)行說明與提問，當(dāng)然這樣的發(fā)想過程不可能只用到一次會(huì)議，因此這邊筆者強(qiáng)烈建議在每次會(huì)議結(jié)束前要由會(huì)議主持人統(tǒng)一進(jìn)行會(huì)議結(jié)果的報(bào)告，這包括當(dāng)天的討論結(jié)果與問題，并提出下次會(huì)議前各自要準(zhǔn)備好的功課，好讓下次會(huì)議也能有效進(jìn)行。

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如果今天是要以決策為主的會(huì)議，需要把握的就是確保決策過后不需要讓本次的決策無效，因此最好的狀況是在會(huì)議之前將決策議題、決策目標(biāo)與KPI知會(huì)所有與會(huì)人，以及原先策畫的團(tuán)隊(duì)與后續(xù)要執(zhí)行的團(tuán)隊(duì)（不只是主管階級(jí)），最好在決策前將可行性、有效度等問題都能考慮清楚，并在會(huì)議中提出問題點(diǎn)和改善建議，同時(shí)要有負(fù)責(zé)敦促會(huì)議進(jìn)行的角色，不要讓害怕負(fù)責(zé)的情緒影會(huì)議之響整體進(jìn)行（雖然這又是另一個(gè)公司文化層面的問題）。

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筑招網(wǎng)小編最后整理一下，并補(bǔ)充一點(diǎn)所有會(huì)議都能通用，應(yīng)該培養(yǎng)的好習(xí)慣：

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◎會(huì)議前先通知與會(huì)者本次會(huì)議的議題內(nèi)容，讓大家有備而來。

◎會(huì)議前要訂定會(huì)議目標(biāo)與期望進(jìn)度。

◎會(huì)議中要有負(fù)責(zé)確保會(huì)議進(jìn)行的把關(guān)者。

◎會(huì)議結(jié)束前要統(tǒng)整本次會(huì)議結(jié)論，這邊可以將會(huì)議紀(jì)錄傳閱，讓與會(huì)者簽名，讓彼此確保認(rèn)知一致。