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在離職換工作時,一定會遇上工作交接。你有沒有遇過這種情況:交接時工作看似單純,實際上班卻天南地北。如果我們是被交接新任務的一方,有沒有什么方法能快速進入狀況?前大中華區(qū)總經(jīng)理陳淑芬,以自身經(jīng)驗歸納出完美交接工作程序,只要多問7個問句,就能幫助我們迅速掌握職務全貌,足夠底氣升任新工作。
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在勵志換工作時,一定會遇上工作交接的時刻,要如何進行完美的交接?好的交接應該包含哪些面向?前大中華區(qū)總經(jīng)理陳淑芬從自我經(jīng)驗出發(fā),分享交接時必問的7問句。
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過去我在大中華的6年期間受到的訓練是:要說出一個動人的故事,這與戴森公司有很大的不同。所以要迅速調整自己,讓自己融入到新的文化里面。陳淑芬曾任大中華區(qū)總經(jīng)理,后轉戰(zhàn)戴森電商副總裁后,對于換了位子也要換腦袋很有感。
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待過不同行業(yè)的她,認為每個新領域,都有不同的個性。而交接是進入一個新職務,不可或缺的前期作業(yè)。身為管理階層,不只要了解業(yè)務,也得認識團隊文化。
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陳淑芬將過往交接經(jīng)驗理成一套工作程序,能夠在正式上場前,有足夠底氣,勝任新的工作。
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如何避免工作交接后,發(fā)現(xiàn)實際情形與交接內容不符?
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好的交接有助于未來的成功。因此交接是非常重要的,必須精準把握前任的黃金交接期,明確地將工作承接起來。我們也不希望過度打擾已離職的人,所以要充分掌握這段時間,精準把想知道的事問清楚。
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跟大家分享,當時我從廣州分部總經(jīng)理,調職到上海總部擔任大中華區(qū)總經(jīng)理的經(jīng)驗。只身前往上海的我,對當?shù)厥袌霾惶宄?,有許多事情必須理解。我便把握重要的黃金交接期,從業(yè)務與人事兩方面進行詢問:
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交接任務:重要2問句
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1.這份工作的最重要3件事是什么?
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代表上任時要能立刻了解的3件事情。
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2.這份工作最大的挑戰(zhàn)是什么?有什么事情是會讓你半夜睡不著覺?
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代表這件事非常棘手,但同時是我的機會。如果我能完成這項挑戰(zhàn),代表很大的機會可以成功。因此我就會從他的回答,思考怎么解決問題。
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交接人事:重要4問句
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1.你是怎么跟老板相處的?
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從對方的回答,了解老板個性。如果老板喜歡數(shù)字,就必須將將數(shù)字整理清楚,如果老板喜歡可視化的表現(xiàn),代表簡報必須從畫面開始,讓老板了解你的想法與做法。
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2.團隊最喜歡的事情是什么?
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3.團隊最害怕的事情是什么?
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4.團隊的光榮時刻是什么?
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這4個問句,能讓你在很快的時間了解、融入團隊。
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如果遇到不愿意講太多的交接對象,該怎么辦?
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相信大家多少會遇到這樣的情況,跟大家分享我的2步驟作法:
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1.一一條列,一次問清楚
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將需要詢問的內容,整理出來,并事前提給對方,讓他有時間準備。如果對方?jīng)]有給出完整交接檔案,就必須有自己的了解方式。
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2.從3年企劃找出工作細節(jié)
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找出這個職位過去3年的年度、重要產(chǎn)品上市等計劃。并特別著重在上市之后的評價,看出不那么成功的案例挫敗的因素,了解消費者喜好與執(zhí)行環(huán)節(jié)哪里出錯。這些關鍵點就是我要特別關注的地方,并成為未來撰寫新策略與年度計劃時的養(yǎng)分。
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在不了解團隊成員的情況下,要怎么好好處理人事交接的問題?
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我們不只交接生意,也交接人。如果有幾個員工,不被前任主管認可,而你需要找機會辭退他的話,對這些員工,我會有6個月的觀察期,了解他們是否真的不適任。面對職務去留的重大問題時,一定要就事論事,給員工公平的觀察,也許他表現(xiàn)得很好,只是放錯位置,或是其實他能力很好,只是跟前主管就是沒辦法好好的合作。
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新官上任的時刻,整個團隊都在密切的觀察新主管的動作,如果他們覺得你不分青紅皂白,就會讓團隊失去對你的信賴。發(fā)言同時,也要尊重他人的言論,這也是與謙虛相關聯(lián)的部分。
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其實,你再去外面找一個人來,真的會比較好用嗎?他可能需要6個月的調節(jié)跟交接,然后你發(fā)現(xiàn)原來的同仁還比較熟悉。再來是,我覺得每個員工跟老板都有些化學反應,每個人之間都有各自的合作契合度。
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